Cambiare gestionale fa paura per un motivo concreto: anni di clienti, animali e storico non si possono perdere per strada. La buona notizia è che il passaggio si prepara, e quasi tutto il lavoro si fa prima di accendere il programma nuovo. Vale se parti da un altro gestionale, da un foglio Excel o da un'agenda di carta.
1. Fai l'inventario di quello che hai
Prima di spostare qualcosa, metti in fila cosa esiste e dove sta:
| Cosa | Di solito contiene |
|---|---|
| Clienti | Nome, cognome, telefono, email, indirizzo, codice fiscale, note |
| Animali | Nome, specie, razza, sesso, data di nascita, microchip, proprietario |
| Storico | Visite, sedute, soggiorni, servizi fatti, vaccini |
| Agenda | Appuntamenti e prenotazioni già fissati |
| Documenti | Referti, foto, consensi firmati |
Spesso i dati sono in più posti: l'anagrafica nel programma, i vaccini su un foglio, le note sul quaderno. Segnali tutti, anche quelli che pensi di lasciare indietro.
2. Decidi cosa portare
Le anagrafiche di clienti e animali si portano sempre, così come gli appuntamenti futuri. Per lo storico conviene decidere un limite: gli ultimi due o tre anni coprono quasi tutto quello che consulti davvero, il resto può restare in un archivio da aprire se serve. Meno dati vecchi vuol dire un passaggio più veloce e meno errori da correggere.
3. Pulisci prima, non dopo
Correggere un file è più facile che correggere un gestionale già in uso. Le cose da guardare:
- Doppioni: lo stesso cliente scritto due volte, magari con il cognome in due modi diversi;
- Un dato per colonna: nome e cognome separati, telefono e email in colonne loro, non tutto in una cella;
- Telefoni e date in un formato solo: i cellulari con il prefisso (+39) e le date tutte nello stesso modo;
- Ogni animale con il suo proprietario: un animale senza cliente è il dato che si perde più spesso.
4. Chiedi l'export al vecchio gestionale
Dal programma che usi oggi serve un'esportazione completa, di solito in CSV o in Excel. Molti la fanno dalle impostazioni; altrimenti chiedila al fornitore, specificando che ti servono clienti, animali e storico, non solo la rubrica. Se esce in più file, va bene: l'importante è che ogni file abbia un identificativo per collegare animali e proprietari.
5. Se parti dalla carta
Non serve ricopiare tutto in una volta. Parti dai clienti attivi, quelli con un appuntamento nei prossimi mesi, e aggiungi gli altri quando tornano. Per le schede vecchie che vuoi tenere a portata di mano basta una foto allegata alla scheda dell'animale.
6. I consensi non si importano a occhio
Per mandare messaggi su WhatsApp o comunicazioni commerciali serve il consenso del cliente. Se il vecchio sistema lo registrava, portalo; se non lo registrava, non segnarlo a tutti per comodità: raccoglilo alla prima occasione, per esempio quando il cliente torna.
7. Il giorno del passaggio
Scegli una data e da quel giorno lavora solo sul gestionale nuovo: due agende aperte insieme sono il modo più rapido per prendere due appuntamenti alla stessa ora. Tieni il vecchio sistema in sola lettura per qualche settimana, per consultare quello che non hai portato. Le prime giornate sono quelle in cui si scopre cosa manca: tienine nota e sistemalo subito.
